Estimados usuarios de GlobaLex,
El día de hoy se publicó la Circular registral DGL-0016-2020 de la Dirección General del Registro Nacional, sobre los documentos presentados a través del servicio “Ventanilla Digital”.
Al entrar en funcionamiento el servicio de “Ventanilla Digital”, y por ende existiendo regulaciones específicas en el ordenamiento jurídico que rigen tanto las actuaciones de los notarios como el marco jurídico de calificación registral, se han presentado una serie de situaciones por lo que se requiere unificar criterios de calificación e inscripción referentes a los documentos presentados por esa vía.
De tal forma, nos permitimos copiar los puntos contenidos en la circular:
• En los testimonios tramitados mediante el servicio de “Ventanilla Digital”, necesariamente debe darse una completa desmaterialización, para dar paso a un archivo digital en formato PDF que contenga la reproducción de la escritura matriz, junto con su correspondiente engrose debidamente firmado digitalmente por el notario autorizante.
• Con relación al grupo de trámites denominados “documentos privados”, en los cuales, para efectos registrales y con base en una norma jurídica, no sea absolutamente necesaria su consignación en escritura pública, no deberá exigirse mayor formalidad electrónica que la autenticación notarial de las firmas pertenecientes a los solicitantes.
• Resulta improcedente la tramitación de documentos físicos escaneados judiciales y administrativos inscribibles, dado que no corresponden a documentos desmaterializados cuya autenticidad y autoría, puedan ser verificadas, por lo que toda información que conste en este tipo de documentos queda excluida del marco jurídico de calificación registral, hasta tanto se encuentre una solución tecnológica para su debida tramitación.
• Procederá adjuntar a solicitudes o testimonios en formato digital, la imagen de documentos en formato físico que, debido a su naturaleza, sean imprescindibles para concretar una determinada inscripción, siempre y cuando estos, no alberguen en sí mismos la rogación u ordenanza aportada, debiendo conformarse en un solo documente “pdf” bajo la firma digital del Notario Autenticante.
En virtud de lo anterior, procédase a:
1. Cancelar la presentación de documentos recibidos vía Ventanilla Digital, cuando:
a. Sean imágenes, escaneos, fotos, copias o constancias de testimonios impresos físicamente, o cualquier documento que no pueda ser considerado como un testimonio digital desmaterializado.
b. Sean documentos físicos escaneados, expedidos por funcionarios administrativos o judiciales que contengan ordenanzas o solicitudes con efectos inscribibles.
c. No se ajusten a los supuestos relativos a los documentos privados de inscripción.
d. Se traten de actos y convenios relacionados al derecho de familia, tales como resoluciones judiciales ejecutables, capitulaciones matrimoniales, entre otros.
2. Consignar o mantener los defectos de documentos digitales calificados defectuosos, cuando:
a. Se presenten de manera adjunta, documentos físicos escaneados expedidos por funcionarios judiciales o administrativos que contengan ordenanzas o solicitudes con efectos inscribibles. En cuyo caso, la subsanación se realizaría a través de la presentación física de ese documento adjunto de modo erróneo a la presentación principal, el cual, al tenor del artículo 9 de la Ley de Creación del Registro Nacional, se inscribiría con un código prioritario, bajo el supuesto de que el único defecto o documento pendiente de inscripción, es el testimonio presentado en “Ventanilla Digital”.
b. Se ingresen a “Ventanilla Digital”, imágenes de documentos físicos escaneados imprescindibles para concretar una determinada inscripción, con la finalidad de corregir defectos en presentaciones tramitadas por esa vía, sin adjuntar la debida escritura adicional o razón notarial firmada digitalmente según sea el caso, necesaria para el subsane.
El texto de la circular lo podrá consultar en su sistema de GlobaLex en las próximas actualizaciones, Muchas gracias y quedamos a completa disposición.