Sociedades mercantiles tendrán hasta diciembre de 2027 para registrar su correo electrónico
La Dirección del Registro de Personas Jurídicas emitió la Directriz DPJ-002-2026, del 10 de julio de 2026, publicada en la Gaceta N. 159 del 24 de agosto, mediante la cual establece los criterios registrales para la aplicación de las Leyes N. 10.597 y N. 10.962, relacionadas con la incorporación del correo electrónico como medio de notificación para las sociedades mercantiles.
¿Qué sociedades deben registrar un correo electrónico?
Las nuevas sociedades mercantiles deberán indicar obligatoriamente una cuenta de correo electrónico en su escritura constitutiva. Si se omite, el Registro consignará el defecto correspondiente, independientemente de que el trámite se presente mediante TramiteYa de RACSA o la Ventanilla Digital del Registro Nacional.
Esta obligación comprende:
Sociedad en nombre colectivo.
Sociedad en comandita simple.
Sociedad de responsabilidad limitada.
Sociedad anónima.
El correo electrónico no constituye un acto inscribible para sociedades civiles, empresas individuales de responsabilidad limitada, asociaciones civiles reguladas por la Ley N. 218 ni fundaciones de la Ley N. 5338. La excepción corresponde a determinadas asociaciones extranjeras cuyo apoderado tenga domicilio fuera de Costa Rica.
El plazo se extiende hasta el 3 de diciembre de 2027
Uno de los principales puntos de la directriz es la aclaración del plazo aplicable a las sociedades mercantiles que actualmente no tienen un correo electrónico registrado.
Estas tendrán hasta el 3 de diciembre de 2027 para incorporarlo. A partir del 4 de diciembre de 2027, el Registro de Personas Jurídicas no inscribirá documentos relativos a una sociedad que no cuente con una dirección de correo electrónico registrada.
De esta forma, no aplica la fecha del 31 de diciembre de 2026 contemplada en el transitorio I de la Ley N. 10.597, al existir un plazo mayor y más beneficioso establecido mediante la Ley N. 10.962.
Documentos idóneos para la inscripción o modificación del correo electrónico
Se establece las formas mediante las cuales las sociedades mercantiles pueden solicitar ante el Registro Nacional la inclusión o modificación de su cuenta de correo electrónico:
Escritura pública: la inclusión o modificación del correo electrónico puede solicitarse mediante escritura pública, como documento idóneo para garantizar la validez y eficacia del consentimiento y de la manifestación de la parte, considerando las implicaciones legales del correo electrónico como medio de notificación.
¿Quién puede comparecer?: pueden realizar la solicitud el representante legal de la sociedad, el apoderado general o el apoderado generalísimo, de acuerdo con sus facultades, sean estas separadas o conjuntas. La directriz aclara que estas posibilidades no son excluyentes y que no existe una prohibición expresa para la actuación del apoderado.
Nombramiento de apoderados: los representantes también pueden nombrar apoderados para solicitar la incorporación del correo electrónico, siempre que cuenten con facultades para otorgar poderes. En estos casos, el apoderado actúa en ejercicio del mandato conferido y no sustituye al representante en su cargo.
Protocolización de acuerdos: también puede solicitarse la inscripción del correo electrónico mediante la protocolización del acuerdo adoptado en Asamblea o reunión de socios o cuotistas, relacionado con la reforma al pacto constitutivo de la sociedad.
Declaración jurada con firma digital: la declaración jurada del representante legal, presentada mediante documento electrónico con firma digital certificada, será procedente una vez que se encuentre implementado el nuevo sistema electrónico de autogestión previsto en la Ley N.° 10.962.
Importante: mientras el sistema de autogestión no esté implementado, no procede realizar la solicitud mediante declaración jurada. Si se presenta bajo esta modalidad antes de su habilitación, se cancelará el asiento de presentación. La Ley N.° 10.962, publicada en el Alance N. 69 a la Gaceta N. 101 el 3 de junio del 2026, otorgó al Registro Nacional un plazo de seis meses, a partir de su vigencia, para implementar dicho sistema.
¿Se debe publicar un edicto?
Sí. Cuando la inclusión o modificación del correo electrónico se tramite mediante escritura pública o protocolización, deberá realizarse la publicación del edicto en el Diario Oficial La Gaceta, bastará con que este se encuentre en trámite de publicación.
La dispensa de publicación prevista por la Ley N. 10.962 aplicará únicamente a las solicitudes realizadas mediante declaración jurada cuando se encuentre habilitado el sistema electrónico de autogestión.
El trámite está exento de tributos hasta diciembre de 2027
Hasta el 3 de diciembre de 2027, las solicitudes de inclusión o modificación posterior del correo electrónico estarán exentas del pago de timbres, derechos registrales, impuestos y cargas, ya sea que se realicen mediante escritura pública o mediante acuerdo de Asamblea o reunión protocolizado, siempre que el correo electrónico sea el único acto solicitado.
Si en el mismo documento se incluyen otras reformas estatutarias, deberán pagarse los tributos correspondientes a esas modificaciones. Por ejemplo, si además se modifica el domicilio físico de la sociedad, deberán cancelarse los rubros correspondientes.
A partir del 4 de diciembre de 2027, las solicitudes relacionadas con el correo electrónico deberán pagar:
₡2.000 de arancel del Registro Nacional,
₡275 de Timbre del Colegio de Abogados,
₡20 de Timbre de Archivo Nacional
₡5.000 de Timbre de Educación y Cultura.
¿Qué sucede con el agente residente?
La directriz recuerda que la Ley N. 10.597 derogó la figura del agente residente. Por ello, cuando se consigne esta figura en documentos presentados por primera vez a partir del 4 de junio de 2025, corresponde señalar el defecto respectivo.
No obstante, registrar el correo electrónico no elimina automáticamente al agente residente que todavía aparezca en la publicidad registral. Su exclusión debe solicitarse expresamente.
Sociedades, poderes y asociaciones extranjeras
Las sucursales de sociedades o poderes extranjeros regulados por los artículos 226 y 232 del Código de Comercio deberán cumplir con la obligación de establecer una cuenta de correo electrónico cuando sus apoderados no tengan domicilio en Costa Rica.
La misma regla aplica para las asociaciones residentes en el extranjero que soliciten actuar en Costa Rica al amparo del artículo 16 de la Ley de Asociaciones.
¿Cómo registrará el Registro Nacional la dirección electrónica?
El Registro publicitará el correo exactamente en el orden, forma y caracterización indicados en el documento notarial, siendo responsabilidad del solicitante su validez.
Además, no rechazará una dirección por contener números, abreviaturas, símbolos o signos necesarios para el funcionamiento normal de un correo electrónico, incluida la arroba (@) y las combinaciones alfanuméricas.
Si posteriormente debe rectificarse el correo por una inexactitud extrarregistral, será necesaria una nueva solicitud mediante documento idóneo. Esta rectificación estará sujeta al pago de timbres.
Las demás obligaciones de las sociedades se mantienen
La inscripción del correo electrónico no elimina las demás obligaciones legales. Las sociedades mercantiles deberán mantenerse al día, según corresponda, con el Impuesto a las Personas Jurídicas, el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, las obligaciones ante la Caja Costarricense de Seguro Social y las derivadas de la Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares.
Finalmente, una vez implementado el sistema electrónico de autogestión para presentar la declaración jurada, la Dirección General del Registro Nacional deberá emitir las disposiciones correspondientes sobre las exenciones y la publicación de edictos.
La presente Directriz DPJ-002-2026 deja sin efecto las Directrices DPJ-002-2025 y DPJ-001-2026 y rige a partir de su publicación, en el Diario Oficial La Gaceta.
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