Registro Nacional emite Circular sobre Admisibilidad de los documentos tramitados mediante la plataforma de “Ventanilla Digital”
Estimados usuarios de GlobaLex,
Les comentamos que el día de hoy en La Gaceta se publicó la Circular DGL-0007-2023 de la Dirección General del Registro Nacional, por lo que nos permitimos informarles los puntos más importantes y a tomar en consideración contemplados en la Circular:
I.—Sobre la Admisibilidad Documentos por Medio de Ventanilla Digital.
1. Instrumentos Públicos: En los testimonios tramitados mediante el servicio de “Ventanilla Digital”, necesariamente debe darse una completa desmaterialización, para dar paso a un archivo digital en formato PDF que contenga la reproducción de la escritura matriz, junto con su correspondiente engrose debidamente firmado digitalmente por el notario autorizante. La presentación de estos testimonios debe ajustarse a lo establecido en el artículo 11 de los Lineamientos para el ejercicio y control del servicio notarial.
2. Documentos Privados Autenticados: Los títulos sujetos a inscripción que no se configuren en un instrumento público, pero que sí requieran de autenticación notarial, podrán ser escaneados para ser tramitados mediante el sistema de ventanilla digital, y la autenticación de la firma del solicitante deberá realizarse de conformidad con lo que establecen los artículos 11, 12 y 14 del “Reglamento de Documentos Notariales Extraprotocolares en Soportes Electrónicos” emitido por la Dirección Nacional de Notariado.
3. Documentos Judiciales y Administrativos Inscribibles: Resulta improcedente la presentación de documentos físicos escaneados judiciales y administrativos inscribibles en el sistema de “Ventanilla Digital”. Toda información que conste en este tipo de documentos queda excluida del marco jurídico de calificación registral en este sistema.
4. Documentos Complementarios: Procederá adjuntar a solicitudes o testimonios en formato digital, la imagen de documentos en formato físico que, debido a su naturaleza, sean imprescindibles para concretar una determinada inscripción, siempre y cuando estos, no alberguen en sí mismos la rogación u ordenanza aportada, debiendo conformarse en un solo archivo bajo la firma digital del notario público que presenta el documento.
5. Documentos Adicionales: Para efectos de que la relación de asientos pueda ser hecha de manera efectiva por los anotadores del Diario en el caso de documentos adicionales, el Notario Público debe hacer una manifestación clara en ese sentido dentro del archivo PDF con el que incluye la escritura adicional, indicando las citas del documento principal. Se recomienda que la indicación se haga en la primera página del archivo, incluso antes del texto del testimonio de la escritura adicional.
II.—Sobre las Consecuencias del Incumplimiento de las Anteriores Disposiciones.
En caso de incumplimiento de las anteriores disposiciones deberá procederse a:
A. Cancelar al Diario la Presentación cuando:
a. Se presenten imágenes, escaneos, fotos, copias o constancias de testimonios de instrumentos públicos impresos físicamente, o cualquier documento que no pueda ser considerado como un testimonio digital desmaterializado.
b. Se presenten imágenes escaneadas de documentos judiciales o administrativos que contengan ordenanzas o solicitudes con efectos inscribibles, aún y cuando sean expedidos por los funcionarios competentes.
c. Se presenten documentos privados que no se ajusten a los supuestos de admisibilidad establecidos en la presente circular.
d. Se presenten actos o convenios relacionados al derecho de familia, tales como resoluciones judiciales o laudos extrajudiciales ejecutables, capitulaciones matrimoniales y cualquier otro similar.
B. Consignar el respectivo defecto cuando:
a. Se presenten de manera adjunta, documentos físicos escaneados expedidos por funcionarios judiciales o administrativos que contengan ordenanzas o solicitudes con efectos inscribibles. En cuyo caso, la subsanación se realizaría a través de la presentación física de ese documento adjunto de modo erróneo a la presentación principal, el cual, al tenor del artículo 9 de la Ley de Creación del Registro Nacional, se inscribiría con un código prioritario, bajo el supuesto de que el único defecto o documento pendiente de inscripción, es el testimonio presentado en “Ventanilla Digital”.
b. Se ingresen a “Ventanilla Digital”, imágenes de documentos complementarios físicos escaneados que, aunque imprescindibles para concretar una determinada inscripción al corregir defectos en presentaciones tramitadas por esa vía; se incluyan sin adjuntar la debida escritura adicional o razón notarial firmada digitalmente según sea el caso, necesaria para su admisión.
c. Se presenten testimonios que incumplan el tipo de letra y tamaño indicados en el artículo 11 de los Lineamientos para el ejercicio y control del servicio notarial; en cuyo caso el documento no será calificado en espera que se subsane el defecto mediante un nuevo testimonio digital que cumpla con las formalidades dispuestas por el Consejo Superior Notarial.
Muchas Gracias y quedamos a completa disposición,