Nuevos requisitos para la entrega de índices notariales y su impacto económico en el ejercicio profesional

La reciente publicación de la Ley N. 10.798, que reforma el artículo 27 del Código Notarial, introduce cambios significativos en la presentación de los índices notariales. Si bien la modernización de procesos es un objetivo necesario, esta reforma ha generado inquietud entre los notarios por las implicaciones prácticas, económicas y administrativas que conlleva.

¿Qué establece la nueva normativa?

De acuerdo con el texto publicado, los notarios deberán:

• Presentar los índices quincenales dentro de los cinco días hábiles siguientes a cada período.

• Remitirlos de manera digital, obligatoriamente, a través de la plataforma tecnológica establecida por el Archivo Nacional.

  
  

• Cumplir con los nuevos mecanismos de registro y control que el reglamento definirá.

Uno de los puntos más sensibles de la reforma es que:

“El Archivo Nacional establecerá los mecanismos de cobro (…) y definirá la suma que corresponda cancelar por el uso y mantenimiento de la plataforma tecnológica.”

Es decir, además de la obligación de utilizar un sistema específico, los notarios deberán asumir un costo económico que será determinado unilateralmente por el Archivo Nacional, conforme a sus propios estudios de costos.

Preocupación principal: obligatoriedad con costo para el profesional

Aunque la digitalización representa un avance, preocupa que la reforma:

• Impone un único proveedor o plataforma obligatoria, sin opción para que el profesional elija entre distintas alternativas tecnológicas.

  
  

• Traslada el costo operativo del sistema directamente al notario, en un contexto donde el ejercicio notarial ya enfrenta múltiples cargas económicas.

  
  

• No incorpora mecanismos de transparencia, supervisión independiente o participación del gremio en la definición del monto a pagar.

Estas condiciones van a encarecer el ejercicio profesional sin que exista claridad sobre la proporcionalidad o razonabilidad del cobro.

Un elemento importante en discusión es que ya existen en el país soluciones tecnológicas eficientes, accesibles y sin costo para el profesional, como Ventanilla Digital del Registro Nacional, que permite a los usuarios cargar solamente los documentos en formato PDF utilizando únicamente la firma digital para el ingreso, sin requerir pagos adicionales ni la contratación obligatoria de un proveedor específico. Su funcionamiento ha demostrado ser ágil, seguro y suficiente para miles de trámites registrales.

Importancia del acompañamiento institucional

Ante esta reforma, existe la expectativa de que la nueva Junta Directiva del Colegio de Abogados y Abogadas juegue un papel activo y técnico en el análisis de:

• La razonabilidad del cobro,

  
  

• La transparencia del proceso de implementación,

  
  

• La defensa del interés del gremio,

  
  

• La búsqueda de alternativas tecnológicas viables que no generen cargas excesivas.

La digitalización de los índices notariales es un paso en la dirección correcta siempre que se implemente con criterios de eficiencia, transparencia y sostenibilidad. No obstante, la obligatoriedad de utilizar una plataforma única —con un costo aún indeterminado que recaerá sobre los notarios— plantea dudas legítimas sobre su impacto económico y administrativo.

El gremio confía en que el Colegio de Abogados pueda canalizar estas inquietudes y promover un proceso de implementación equilibrado, que facilite la labor profesional sin adiciones injustificadas en términos de costos o burocracia.