Atención Notarios(as): Mediante nuevos lineamientos, el Consejo Superior Notarial obliga a registrarse en la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF) en plazo de 3 meses o aplicarán sanciones.
- GlobaLex
- 7 jul
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El Consejo Superior Notarial aprobó los nuevos Lineamientos para la aplicación del artículo 15 ter de la Ley N.° 7786 y sus reformas, mediante Acuerdo N.º 9, adoptado en la sesión ordinaria N.º 6, celebrada el día 25 de marzo de 2026 y publicada en el Alcance N. 86 a la Gaceta N. 124 del 6 de julio de 2026, una normativa que actualiza el marco aplicable a los notarios en materia de prevención de la legitimación de capitales, el financiamiento al terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva (ALA/CFT/CFP).
Como disposición transitoria incluida en los nuevos lineamientos, los notarios que aún no cuenten con acceso efectivo a la plataforma UIF Reportes dispondrán de un plazo de tres meses para completar su inscripción y verificar el acceso al sistema.
La inscripción los Notarios la deben hacer en la página web del Instituto de Control sobre Drogas https://apps.icd.go.cr/uifreportes/Autenticacion.aspx
Objetivo de los Nuevos Lineamientos
Los lineamientos establecen las condiciones, formalidades y medidas preventivas que deberán observar los notarios para evitar que la función notarial sea utilizada en actividades relacionadas con la legitimación de capitales, el financiamiento al terrorismo o la proliferación de armas de destrucción masiva.
Además, delimitan las facultades de supervisión y control de la Dirección Nacional de Notariado (DNN) bajo criterios de transparencia y seguridad jurídica.
Un enfoque de supervisión basado en el riesgo
La principal novedad es la adopción formal de un Enfoque Basado en Riesgos (EBR) como eje de las labores de prevención y supervisión.
La DNN deberá identificar, evaluar y actualizar periódicamente los riesgos presentes en el sector utilizando información proveniente de evaluaciones nacionales, estadísticas, formularios de autoevaluación, tipologías emitidas por organismos internacionales y demás fuentes objetivas.
Por su parte, cada notario deberá realizar una autoevaluación de los riesgos propios de su oficina, considerando aspectos como el perfil de sus clientes, los servicios que presta y la ubicación geográfica donde desarrolla su actividad. La DNN facilitará guías y parámetros básicos para que el notario pueda realizar esta autoevaluación de forma simplificada y efectiva.
Con base en esos resultados, la supervisión dejará de ser uniforme y pasará a ser proporcional al nivel de riesgo identificado. Para ello, la DNN mantendrá una matriz institucional de riesgos y desarrollará medidas de mitigación mediante capacitaciones, guías y alertas preventivas.
Mayor control sobre el origen de los fondos
En todos los actos o contratos que impliquen movimiento de fondos, el notario deberá identificar el medio de pago utilizado, dejar constancia de esta información en el instrumento público y conservar la documentación correspondiente dentro del expediente del cliente.
Declaración del origen de los fondos: Los nuevos lineamientos establecen que, cuando una transacción sea igual o superior a USD 10.000, o su equivalente en colones u otra moneda, el notario deberá obtener una declaración jurada del cliente sobre el origen lícito de los fondos y la actividad económica que los generó. Esta obligación aplica tanto cuando el pago sea único como cuando corresponda a pagos acumulados o pactados a futuro.
La declaración podrá incorporarse como una cláusula dentro de la misma escritura pública o formalizarse en una escritura pública independiente otorgada con anterioridad al acto o contrato, de la cual deberá hacerse referencia en el instrumento correspondiente y conservarse una copia en el expediente del cliente.
No obstante, esta obligación no será exigible en los actos y contratos que formalicen operaciones de entidades supervisadas conforme al artículo 14 de la Ley N.° 7786, salvo respecto de los fondos que no provengan directamente de dichas instituciones.
Si la información aportada resulta inconsistente con la magnitud de la operación, el notario deberá solicitar documentación adicional que permita respaldar el origen de la riqueza, como estados de cuenta, contratos, comprobantes de préstamos, herencias u otros documentos similares.
Debida diligencia ajustada al nivel de riesgo
Las medidas de debida diligencia deberán aplicarse tanto en relaciones profesionales habituales como en actos ocasionales que impliquen movimiento de fondos o cuando existan sospechas de actividades ilícitas.
La intensidad de los controles dependerá del nivel de riesgo identificado.
En los supuestos de mayor riesgo será necesario reforzar la identificación del cliente, consultar fuentes abiertas para verificar información relevante, actualizar con mayor frecuencia la documentación, solicitar respaldo documental sobre el origen de la riqueza, analizar con mayor profundidad el perfil del cliente y presentar reportes de operaciones sospechosas cuando corresponda.
Por el contrario, cuando se trate de actos expresamente catalogados como de menor riesgo podrán aplicarse medidas simplificadas conforme a lo dispuesto en el Código Notarial.
El notario no deberá delegar la debida diligencia en terceros, aunque estos sean notarios. Cuando a solicitud de las partes, intervengan dos o más notarios públicos en un mismo acto o contrato, corresponderá al titular del tomo resguardar la documentación levantada al efecto.
Excepciones a la debida diligencia
Si el notario sospecha que una operación está vinculada con actividades ilícitas y solicitar más información podría alertar al cliente, deberá abstenerse de autorizar el acto y presentar un Reporte de Operación Sospechosa (ROS) a la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF), sin informar al cliente. Además, los lineamientos establecen excepciones a determinadas obligaciones de debida diligencia para los notarios del Estado, cónsules y quienes formalicen operaciones de entidades supervisadas por el artículo 14 de la Ley N.° 7786, sin perjuicio del cumplimiento de las demás obligaciones notariales.
Nuevas reglas para la identificación de clientes y beneficiarios finales
La normativa desarrolla con mayor detalle el procedimiento para identificar personas físicas, representantes, personas jurídicas y fideicomisos.
Entre otras obligaciones, el notario deberá verificar la identidad mediante documentos vigentes, comprobar la suficiencia de los poderes de representación, constatar la existencia y representación legal de las personas jurídicas, identificar al beneficiario final y consultar el estado del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF). Si una entidad figura como incumplidora en dicho registro, el notario deberá advertir esta circunstancia en el instrumento público y, cuando la ley así lo establezca, abstenerse de autorizar determinados actos.
Expediente individual para cada cliente
Los lineamientos exigen mantener un expediente independiente por cliente, el cual podrá conservarse en formato físico, digital o híbrido.
Este deberá contener, al menos, copia del documento de identidad, el formulario de debida diligencia, las declaraciones sobre el origen de los fondos, la documentación de respaldo cuando corresponda, los comprobantes de las operaciones realizadas y la información relacionada con los beneficiarios finales.
La documentación deberá conservarse durante un plazo mínimo de cinco años contados desde la última actuación realizada para ese cliente.
Controles especiales para Personas Expuestas Políticamente
La regulación también incorpora obligaciones específicas para las Personas Expuestas Políticamente (PEP).
El notario deberá verificar si el cliente, compareciente o beneficiario final ostenta esta condición, o mantiene vínculos familiares o cercanos con una PEP. En esos casos será obligatorio obtener información adicional sobre el origen de los fondos y de la riqueza involucrada en la operación, aplicando medidas reforzadas de debida diligencia y respaldando toda la información en el expediente del cliente.
Regulación de operaciones con activos virtuales
Como parte de las novedades, los lineamientos regulan expresamente las operaciones en las que intervengan activos virtuales, como criptomonedas o tokens.
Cuando estos formen parte del acto o constituyan el medio de pago, el notario deberá aplicar debida diligencia reforzada, documentar la trazabilidad de la operación, identificar plenamente a quienes intervienen y conservar la información necesaria para reconstruir la transacción.
Si no logra determinar con claridad la titularidad, la forma de custodia o el origen de los activos, deberá abstenerse de autorizar el acto y presentar un ROS.
Mayor vigilancia sobre operaciones internacionales
Cuando intervengan personas extranjeras o existan transferencias internacionales, el notario deberá consultar las listas de jurisdicciones de alto riesgo del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), las listas de sanciones de las Naciones Unidas y las listas de la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC).
Si detecta vínculos con jurisdicciones de alto riesgo deberá aplicar controles reforzados y presentar el correspondiente ROS.
Si alguna de las partes figura en listas internacionales de sanciones, estará obligado a abstenerse de prestar sus servicios y remitir el reporte a la UIF dentro del plazo previsto en la normativa.
Reportes de Operaciones Sospechosas y supervisión
Todos los notarios habilitados deberán estar inscritos en la plataforma oficial de la UIF (Unidad de Inteligencia Financiera) para la presentación de Reportes de Operaciones Sospechosas. La falta de inscripción se sancionará conforme al artículo 81 de la Ley N.º 7786.
“Artículo 81.… Las personas físicas o jurídicas, señaladas en los artículos 15 bis y 15 ter de esta ley, serán sancionadas por la Superintendencia General de Entidades Financieras (Sugef) o la Dirección Nacional de Notariado, según corresponda, tomando en consideración la gravedad de la falta, la magnitud del daño y la reincidencia, de la siguiente manera:
a) Con multa de un cinco por ciento (5%) hasta un cincuenta por ciento (50%) del monto total de la transacción efectuada, en los siguientes casos:
Cuando no registren, en el formulario diseñado por el órgano de supervisión y fiscalización, el ingreso o el egreso de las transacciones, incluidas todas las transferencias desde el exterior o hacia él, en moneda nacional o extranjera, iguales o superiores a los diez mil dólares moneda de los Estados Unidos de América (US $10.000,00).
Cuando se trate de las transacciones múltiples referidas en el artículo 23 de esta ley, no efectúen el registro en el formulario diseñado por el órgano de supervisión y fiscalización.
b) Con multa de dos a cien salarios base, según se define en el artículo 2 de la Ley N. 7337, de 5 de mayo de 1993, en los siguientes casos:
Cuando incumplan las disposiciones de: a) la identificación de clientes y la debida diligencia del cliente, incluyendo la fuente u origen de los recursos; b) el mantenimiento y la disponibilidad de los registros en los términos dispuestos en el artículo 16 de la presente ley, así como lo previsto por la normativa prudencial, aprobada por el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero o la Dirección Nacional de Notariado, según corresponda; c) las disposiciones y los controles sobre las personas expuestas políticamente; d) el surgimiento de nuevas tecnologías; e) la dependencia en terceros; f) los controles internos y la aplicación de medidas en sucursales y filiales extranjeras; g) los controles sobre los países de mayor riesgo; h) el reporte de las operaciones sospechosas, incluyendo los intentos de realizarlas; i) la confidencialidad y los programas de cumplimiento obligatorio.
Cuando las personas, físicas o jurídicas, señaladas en el artículo 15 bis de esta ley, se nieguen a inscribirse ante el órgano de supervisión y fiscalización.
Cuando no adopten, desarrollen o lo hagan de forma deficiente los programas, las normas, los procedimientos ni los controles internos para prevenir la legitimación de capitales y el financiamiento al terrorismo, y cuando no nombren a los funcionarios encargados de vigilar el cumplimiento de dichos controles, programas y procedimientos.
Cuando no entreguen al órgano de supervisión y fiscalización la información que les sea requerida, de la forma y en los plazos determinados por este.
Cuando se nieguen a entregar, a la Unidad de Inteligencia Financiera, del Instituto Costarricense sobre Drogas, la información y documentación completa sobre las operaciones sospechosas e intentadas o cuando la información entregada sea parcial o errónea.
Cuando se nieguen a entregar, a la Dirección Nacional de Notariado y a la Unidad de Inteligencia Financiera, del Instituto Costarricense sobre Drogas, cualquier información que sea requerida por esta Unidad en el marco de las investigaciones seguidas.
Cuando se nieguen a entregar a los órganos autorizados por ley, la información y la documentación necesarias para las investigaciones y los procesos seguidos por los delitos, conforme lo dispuesto en el artículo 17 de la presente ley.
Cuando pongan información a disposición de personas no autorizadas, en contravención a lo dispuesto en el artículo 18 de esta ley….”
La normativa también identifica señales permanentes de alerta, como operaciones sin justificación económica aparente, estructuras jurídicas innecesariamente complejas, negativa del cliente a proporcionar información o inconsistencias entre su perfil económico y la operación que pretende realizar.
Los reportes deberán presentarse de forma inmediata, confidencial y sin informar al cliente.
Por otra parte, la DNN continuará ejerciendo labores de supervisión mediante inspecciones presenciales y controles remotos, desarrollará programas permanentes de capacitación y aplicará el régimen sancionatorio previsto en la Ley N.° 7786 cuando se verifiquen incumplimientos.
Supervisión, capacitación y régimen sancionatorio
Los lineamientos fortalecen las facultades de supervisión de la DNN, la cual fiscalizará el cumplimiento de estas obligaciones mediante inspecciones presenciales y controles remotos, aplicando un enfoque basado en el nivel de riesgo de cada notario. Además, implementará programas periódicos de capacitación, en coordinación con la UIF, para reforzar la prevención de la legitimación de capitales y el financiamiento al terrorismo.
En caso de incumplimiento, se aplicará el régimen sancionatorio previsto en la Ley N.° 7786, y las sanciones firmes podrán incorporarse al historial público del notario conforme a las reglas establecidas en los nuevos lineamientos.
Entrada en vigencia
Los nuevos lineamientos derogan expresamente la normativa aprobada en 2018 y regirán a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.
