Inscripción registral sin tropiezos: la formalidad del poder especial

Cuando un acto jurídico requiere inscripción en el Registro Nacional —por ejemplo, la transmisión de un bien inmueble o mueble inscrito, la constitución de gravámenes, o ciertos acuerdos societarios con efectos registrales— es común que intervenga un apoderado en representación de una persona física o jurídica. En estos casos, la validez y eficacia registral del acto depende, en gran medida, de la formalidad del poder especial que habilita al representante. Este artículo explica por qué esa formalidad no es un detalle menor, sino un requisito habilitante para que el asiento registral sea practicado sin observaciones.

¿Qué es un poder especial con efectos registrales?

El poder especial es el mandato conferido a una persona para ejecutar un acto determinado. A diferencia de un poder general, el especial no se extiende a actos conexos o consecuencias naturales del negocio encomendado: faculta únicamente lo expresamente indicado.

Conforme al artículo 1256 del Código Civil, el poder especial para actos con efectos registrales debe otorgarse en escritura pública; además, no requiere inscripción previa del poder en el Registro para que surta sus efectos en la inscripción del acto principal (se acredita en la escritura del negocio y con la fe notarial correspondiente).

Marco normativo esencial (y por qué importa)

Código Civil, art. 1256:

1. El poder especial solo faculta para los actos especificados en el mandato.

2. El poder especial con efectos registrales debe constar en escritura pública y no necesita inscribirse en el Registro.

Código Notarial N. 7764, art. 80 (Clases de documentos): “... Los documentos protocolares consisten en escrituras públicas, actas notariales o protocolizaciones consignadas en el protocolo del notario....”

Esta clasificación es clave porque no todas las formas notariales son equivalentes. Una protocolización o un acta notarial no se convierten por sí mismas en “escritura pública”; son documentos notariales distintos. Para poderes especiales con efectos registrales, la forma exigida es la escritura pública.

Criterios de calificación registral (bienes inmuebles, muebles y personas jurídicas):

• Si quien comparece es apoderado especial, la escritura del acto debe consignar la referencia completa del poder: número de escritura, fecha y hora, folio, protocolo y nombre del notario autorizante.

• En bienes inmuebles: No constituyen poderes especiales en forma de escritura pública aquellos acuerdos de asamblea (de socios o asociados) aunque se protocolicen: esa protocolización no los convierte en “escritura pública” para efectos del art. 1256 del Código Civil

• En sede de bienes muebles, la falta de escritura pública en poderes especiales puede acarrear cancelación al Diario, con fundamento en el art. 452 del Código Civil y el art. 7 de la Ley de Inscripción de Documentos en Registro Público.

• En personas jurídicas: el poder especial no es inscribible, pero si fuera utilizado para surtir efectos registrales, debe otorgarse en escritura pública.

Poderes otorgados en el extranjero

Para surtir efectos en Costa Rica, el poder especial debe otorgarse en escritura pública:

• Ante funcionarios consulares o diplomáticos de Costa Rica (art. 14, Código Notarial), o

• Ante notario público costarricense en el extranjero (art. 32, Código Notarial).

Excepción: si el poder se otorga ante notario extranjero en un país que ratificó la Convención Interamericana sobre el Régimen Legal de Poderes para ser usados en el extranjero, puede ser válido, siempre que conste también en escritura pública. No se aceptan protocolizaciones o actas de poderes ante notario extranjero en sustitución de la escritura pública.

Lista de chequeo de verificación para el notario (y para el usuario firmante)

1. Objeto preciso del poder: describa el acto específico (p. ej., vender la finca matrícula X; constituir hipoteca sobre el vehículo placa Y; suscribir el acuerdo Z).

2. Forma: otorgue el poder en escritura pública.

3. Referencia completa del poder en la escritura del acto: número, fecha y hora, folio, protocolo, nombre y cédula del notario.

4. Capacidad y legitimación: verifique que quien otorga el poder está facultado (en sociedades: pacto social o acuerdo de asamblea correctamente acreditado).

5. Vigencia y no revocación: deje constancia de que el poder no ha sido revocado ni modificado (fe de vigencia por el notario autorizante del acto).

6. Extranjero: confirme vía consular/notario costarricense o Convención Interamericana y que consta en escritura pública.

   
   

Errores comunes que generan prevenciones o rechazos

• Usar protocolización o acta, en lugar de escritura pública, para el poder especial con efectos registrales.

• No detallar la referencia completa del poder en la escritura del acto.

• Desalineación societaria: quien otorga no tenía la facultad o la autorización no está debidamente acreditada.

• Poder extranjero sin forma válida (no es escritura pública o no aplica la Convención).

Para que el Registro Nacional inscriba el acto sin observaciones, no basta con “tener un poder”, debe ser poder especial en escritura pública, con objeto expreso, referencias completas y, si es extranjero, cumplir la forma habilitante. Esta formalidad no es un tecnicismo, es el puente jurídico que permite que la representación funcione y que el acto produzca efectos registrales.