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DNN emite Reglamento de Documentos Notariales Extraprotocolares en soporte electrónico


Estimados usuarios de GlobaLex,

Les informamos que el día de ayer se publicó en la gaceta número 111 el Reglamento de Documentos Notariales Extraprotocolares en soporte electrónico.

Nos permitimos copiarles los puntos más importantes contemplados:

—Elementos operativos ligados a las reproducciones en soporte electrónico: Las actuaciones notariales tienen como fin primordial la seguridad jurídica y la certeza, por lo que sean en soporte papel o en soporte electrónico, se deben a los mismos principios y normas de validez de orden notarial. Los documentos en soporte electrónico deberán además cumplir con las garantías de integridad y autenticidad, así como de sellado de tiempo de los documentos en soporte electrónico.

-Es requisito indispensable para llevar a cabo las actuaciones notariales extraprotocolares en soporte electrónico, el uso por parte de la persona notaria de la firma digital certificada.

-Los documentos notariales susceptibles de realizarse en soportes electrónicos son aquellos regulados en el Código Notarial como documentos extraprotocolares; es decir:

a) las reproducciones de instrumentos públicos.

b) las certificaciones de documentos, piezas de expedientes e inscripciones.

c) las traducciones.

d) las actas de tipo extra protocolar.

e) otras diligencias y actuaciones que el notario público, autorizado por ley, extienda fuera del protocolo en soporte electrónico.

-Para la certificación de documentos que estén en soporte electrónico, el notario deberá realizar el mismo proceso de constatación de los originales que efectúa en las certificaciones de documentos impresos, hacer la redacción de la certificación en el formato oficial (Política de Formatos Oficiales de los documentos electrónicos del Ministerio de Ciencia, Innovación, Tecnología y Telecomunicaciones) e incluir la firma digital certificada al final del documento con su correspondiente sellado de tiempo.

-En caso de certificación de documentos originados en soporte de papel, que hayan sido digitalizados, la certificación de estos en soporte electrónico deberá llevar la mención de que el documento es copia digitalizada fiel y exacta de su original junto con los demás requisitos ya establecidos.

-Para autenticar un documento que contenga firmas digitales electrónicas; la persona notaria deberá verificar si se cumplen las características técnicas de la firma digital certificada que esté en el documento; esto es la garantía de integridad y autenticidad, el formato oficial, así como el sellado de tiempo de la firma digital previamente impuesta, en cuyo caso, una vez verificado lo anterior podrá dar fe de la integridad y autenticidad de la firma digital correspondiente.

-Para poder autenticar un documento en soporte electrónico que contiene firmas digitales certificadas de las partes intervinientes, la persona notaria debe adjuntar en un documento complementario la descripción del documento autenticado, dejar constancia de la verificación de la garantía de integridad y autenticidad, del formato oficial, así como del sellado de tiempo de la firma o firmas digitales estampadas en el documento, establecer la hora y fecha de la firma o firmas digitales, la leyenda de que se autentican las firmas de las personas correspondientes de acuerdo con el artículo de la norma que establece el requisito, y su condición de notario (a) público (a), su nombre, número de carné y agregar su firma digital.

-Será posible la autenticación en soporte electrónico de firmas manuscritas originales y puestas en presencia de la persona notaria, para ello se podrá digitalizar (escanear) el documento original firmado en presencia de la persona notaria, en este documento se debe establecer la constancia de que se autentican notarialmente las firmas de las partes por haberse firmado en su presencia, el lugar, la hora y fecha del documento, y que se da fe de que las firmas impuestas corresponden a las personas otorgantes del documento autenticado, quienes fueron debidamente identificadas para ese efecto. Luego deberá firmar la persona notaria con su firma digital certificada, y su respectivo sellado de tiempo.

-Las certificaciones de reproducciones en soporte electrónico tendrán una vigencia temporal de un mes desde la fecha de su expedición, salvo que su matriz documental haya variado.

-La Dirección Nacional de Notariado es la entidad encargada de cualquier revisión y autenticación de las firmas digitales certificadas de las personas que ejercen la función notarial para cualquier fin que requiera dicho procedimiento en la utilización de documentos notariales.

-En la emisión de documentos en formatos electrónicos se tendrán que cumplir con los mismos deberes y cargas fiscales que en los documentos en formato de papel; la persona notaria deberá indicar siempre en el documento el número de entero y transacción bancaria, y dar fe mediante la afirmación expresa haber cancelado los derechos o timbres correspondientes.

Dicho reglamento estará pronto disponible en su GlobaLex, así como ajustes y nuevos modelos de cartulación.

Muchas gracias y quedamos a completa disposición,

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