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Celebración de Asambleas y Sesiones de Junta Directiva/Administrativa


Estimados usuarios de GlobaLex,

Les informamos que en el Alcance N. 207 a la Gaceta N. 193 del 05 de agosto, se publicó la Directriz D.P.J.-001-2020 sobre la celebración de asambleas y sesiones de junta directiva/administrativa mediante la utilización de medios electrónicos.

El Registro de Personas Jurídicas procura, entre otros, mantener una posición vanguardista en los asuntos relacionados con la utilización de los adelantos tecnológicos como medios de registración.

En cuanto al tema de celebración de asambleas por medios electrónicos, debe tomarse en cuenta la posición oficial del patrocinante legal del estado, sea la Procuraduría General de la Republica a través del Dictamen C-298-2007 del 28 de agosto del 2007, relacionado entre otros con los temas de: Telepresencia, Teleconferencia, Videoconferencia, Sesiones Virtuales, Principio de Simultaneidad, Deliberación.

Las asambleas y sesiones no presenciales son viables, en el tanto se garantice que el medio de comunicación empleado permita la identificación de todos los participantes que intervienen, deliberan y deciden, de lo cual debe quedar constancia probatoria en las actas respectivas.

Requisitos indispensables del medio de comunicación utilizado, son los siguientes aspectos:

  • Simultaneidad: Las personas físicas que integran el órgano colegiado deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable al órgano. La simultaneidad es inherente a las deliberaciones y al procedimiento de formación de la voluntad colegiada. Toda la regulación que se hace del procedimiento de formación de la voluntad parte de esa simultaneidad que es la que permite la deliberación permitiendo incluso “estar juntos”, a través de mecanismos de telepresencia.

  • Interactividad: Este mecanismo permite una comunicación bidireccional y sincrónica en tiempo real, es decir se transmite en vivo y en directo, de un punto a otro o entre varios puntos a la vez.

  • Integralidad: La comunicación debe ser integral, permitiendo el envío de la imagen, permitiendo ver a las personas con que se interactúan, oír su voz con alta calidad y permitiendo una transmisión de datos.

Nos permitimos copiar los puntos y requisitos más relevantes que establece la directriz:

1. Celebración de asambleas y sesiones por medios electrónicos.

Siempre que los estatutos de una entidad jurídica no imposibiliten la realización de sus asambleas mediante la utilización de medios electrónicos, su realización resultará viable siempre y cuando el medio electrónico utilizado sea capaz de permitir la participación de todos los miembros de la entidad, así mismo que se garantice la simultaneidad, interactividad e integralidad entre la comunicación de todos los participantes. El cumplimiento de esta situación deberá quedar asentado en el libro respectivo.

Se deberán respetar todos los aspectos establecidos en los estatutos respecto a la convocatoria de las asambleas y la realización de estas, debiendo asentarse en el libro respectivo tal circunstancia, así como el medio tecnológico utilizado.

Lo mismo será aplicable para la celebración de sesiones de junta directiva/administrativa.

2. Dación de Fe Notarial.

Las consideraciones expuestas en el Dictamen C-298-2007 de la Procuraduría General de La República no son excluyentes en la concordancia con las exigencias habituales existentes de los artículos 152, 158, 162, 174 y 184 del Código de Comercio, artículo 15 del Reglamento a la Ley de Asociaciones, con relación al artículo 10 del Código Civil, y la fe pública notarial del artículo 31 del Código Notarial, de tal manera que continúa incólume el deber de que las actas de asambleas generales ordinarias y extraordinarias, así como de las sesiones de junta directiva/administrativa, deberán quedar debidamente asentadas y firmadas en el libro respectivo, debiendo el notario dar fe de dicha situación, pues ello le concede autenticidad al contenido del documento y a los hechos descritos en el desarrollo de la asamblea/sesión.

Aunado a lo anterior, deberá dar fe que en el acta se encuentra asentado que, en la realización de la asamblea o sesión de junta directiva/administrativa, se cumplió con la simultaneidad, interactividad e integralidad entre la comunicación de todos los participantes; o bien, transcribir tales hechos en la protocolización.

En el supuesto de documentos relativos a Asociaciones, que no sean protocolizados y se transcriban en lo conducente (de modo que, se omita lo relativo a las condiciones esenciales referidas en el párrafo anterior), la dación de fe será sustituida por la constancia acerca de la situación descrita, dada por el presidente y secretario de la Asociación.

El texto íntegro de la Directriz lo puede solicitar al correo legal@globalex.cr y lo podrá consultar en su sistema de GlobaLex en las próximas actualizaciones.

Muchas gracias y quedamos a su disposición,

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