Cambios clave en el Reglamento del Archivo de Referencias: lo que deben saber los Notarios (as)

La Dirección Nacional de Notariado, mediante acuerdo del Consejo Superior Notarial (sesión del 25 de febrero de 2026) y publicado en la Gaceta N. 68 del 15 de abril del 2026, aprobó una reforma puntual a los artículos 5 inciso a) y 9 del Reglamento sobre el Archivo de Referencias y Copias, con el objetivo de ajustarlo a la modificación del artículo 39 del Código Notarial, que indica:

“Artículo 39. Identificación de los comparecientes. Los Notarios deben identificar, cuidadosamente y sin lugar a dudas, a las partes y los otros intervinientes en los actos o contratos que autoricen. Los identificarán con base en los documentos legalmente previstos para el efecto y cualquier otro que consideren idóneo.

En el acto o contrato notarial, deben indicar el documento de identificación y dejarse copia en el archivo de referencias. Cuando lo consideren pertinente, los Notarios podrán conservar, en su archivo de referencias, grabaciones con audio o video de los actos jurídicos que realicen.

*Reformado por el artículo 3. de la Ley para la Autorización para el ejercicio del notariado de personas con discapacidad visual y discapacidad auditiva, N. 10754 del 11 de setiembre de 2025. Publicado en Alcance N. 140 a la Gaceta N. 206 del 03 de noviembre de 2025.”

¿Qué establecía la normativa anterior?

• Artículo 5 inciso a): La conservación de la copia del documento de identificación era opcional, ya que quedaba a criterio del Notario o cuando la normativa lo exigiera expresamente.

• Artículo 9: Regulaba de forma detallada el manejo del soporte documental, incluyendo:

  • Tipos de soporte (físico, digitalizado o electrónico).

  • Requisitos técnicos (compatibilidad de archivos y validación de firma digital).

  • Obligación de migración para evitar obsolescencia.

  • Parámetros específicos para digitalización (respeto de tamaño, proporción, etc.).

  • 
    

¿Qué cambia con la reforma?

• Artículo 5 inciso a): Se elimina la discrecionalidad. Ahora la copia del documento de identificación pasa a ser obligatoria en todos los casos, sin depender del criterio del Notario.

• Artículo 9: Se simplifica su redacción. Se mantiene:

  • La responsabilidad del Notario sobre la custodia.

  • La posibilidad de utilizar soporte físico, digitalizado o electrónico.

Pero se eliminan los detalles técnicos y operativos, sustituyéndolos por un enfoque general basado en la idoneidad y valor probatorio del formato elegido.

Recuerde que puede gestionar su archivo notarial de documentos en forma digital con Globalex

Con el Plug-in de Globalex (pestaña en Word), el archivo de referencias puede administrarse de manera digital, permitiéndole organizar, resguardar y consultar la documentación en un solo lugar, esto facilita el cumplimiento de las obligaciones notariales.