Reforma al procedimiento de entrega y control de boletas de seguridad del Registro Nacional

El Registro Nacional de Costa Rica emitió la Circular Administrativa DGL-006-2025, publicada en la Gaceta N. 189 del 09 de octubre del 2025, mediante la cual se reforma la Circular DGL-002-2023 para ajustar el procedimiento de entrega, devolución e inhabilitación de las boletas de seguridad utilizadas en la presentación de documentos físicos ante el Registro.

El cambio fundamental responde a la obligatoriedad del uso de la plataforma Ventanilla Digital, que fue oficializado mediante Decreto Ejecutivo N. 44401-MJP y está vigente desde el 7 de octubre de 2024. Este factor ha transformado la gestión documental, evidenciado en que el 98,73% de los documentos inscribibles ya se tramitan por este medio electrónico. Como consecuencia directa, la demanda y necesidad de boletas de seguridad en formato físico ha disminuido de manera significativa, lo que exige un control más riguroso sobre las remanentes para mitigar riesgos.

El Decreto Ejecutivo N. 44401-MJP en su Artículo 2 establece un serie de excepciones para el uso de Ventanilla Digital:

“Artículo 2.

El trámite de documentos mediante la presentación y recepción de los Registros de Bienes Muebles, Inmobiliarios y de Personas Jurídicas del Registro Nacional y cualquier otro que a futuro defina el Registro Nacional, deberá realizarse de manera obligatoria a través de la plataforma Ventanilla Digital; a excepción de lo establecido en el artículo 5 de la Ley N. 8454 de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, y lo dispuesto en el artículo 4 de su Reglamento Decreto Ejecutivo N. 33018-MICITT, que por ley deben presentarse en formato papel y la constitución de las sociedades a que hace referencia los capítulos II y VIII del Decreto Ejecutivo N. 37593-JP-MlNAE-MAG-MEICS, Reglamento para el Funcionamiento y la Utilización del Portal "Crear Empresa", del 12 de febrero del 2013, y cualquier otro servicio digital que en el futuro llegue a desarrollarse en el marco del Decreto antes indicado.”

Un ejemplo de la obligatoriedad del uso de boletas es el trámite de cancelación de las cédulas hipotecarias cuando el documento es autorizado notarialmente.

Por otra parte, el artículo 143 inciso g) del Código Notarial establece lo siguiente:

“Artículo 143. Suspensiones hasta por un mes

Se impondrá a los notarios una suspensión hasta por un mes de acuerdo con la importancia y gravedad de la falta, cuando:

g) No informen al Registro Nacional, dentro del plazo de quince días, sobre la pérdida o sustracción de la boleta de seguridad.…”

Por lo anterior resulta de importancia conocer el procedimiento actual para la correcta gestión de las boletas, lo cual explicamos a continuación:

Solicitud

Notarios:

• Debe presentarse personalmente al Departamento de Normalización Técnica (Registro Inmobiliario) con cédula vigente, carné del Colegio de Abogados al día y entero bancario del costo. No se admite gestión por apoderados o terceros. Antes de entregar, se verifica habilitación ante la DNN.

  
  

• Un (1) talonario a la vez; puede solicitar otro cuando agote el anterior. Al entregar un nuevo talonario a un notario, el Departamento cancelará todas las boletas activas que no correspondan al último talonario previamente expedido.

Entidades públicas, no públicas y Poder Judicial:

• Solicitud presencial en papel oficial o firmada digitalmente al correo boletas@rnp.go.cr; debe indicar nombre completo, número de identificación, cargo y firma de la persona que autoriza el oficio y los datos de la persona autorizada a retirar (debe presentarse con cédula vigente y carné institucional).

  
  

• Si no es entidad pública, la firma de la solicitud debe estar autenticada por Notario.

  
  

• Indicar la cantidad de talonarios en la solicitud.

Devolución y anulación

Se tramita ante la Dirección competente (Bienes Muebles, Personas Jurídicas o Inmobiliario), adjuntando oficio con cantidad, series, motivo y legitimación.

Custodia y registro de consecutivos

Normalización Técnica lleva los controles, ingresa consecutivos al sistema, custodia y anula boletas según corresponda.

En cuanto a las del Poder Judicial, se custodian y entregan vía Almacén General con acta; Normalización Técnica registra consecutivos y deja constancia del oficio y del acta.

Sobre la vigencia de boletas

Se mantiene el criterio general previo: las boletas de seguridad tenían vigencia de dos años desde su entrega (con excepción para las del Poder Judicial), criterio introducido por la DGL-002-2023; la nueva circular centra su reforma en cómo se entregan, devuelven e inhabilitan a la luz de la obligatoriedad de Ventanilla Digital.