Lineamientos obligatorios para publicar en La Gaceta a partir de enero de 2026

Mediante la Circular N.° DG-018-12-2025, publicada en La Gaceta N.° 236 del 16 de diciembre de 2025, el Servicio de Publicaciones del Diario Oficial La Gaceta informó a las instituciones del Estado, empresas privadas y al público en general sobre los lineamientos obligatorios para la tramitación de publicaciones oficiales.

Estas disposiciones obligatorias entrarán en vigencia el 5 de enero de 2026 y tienen como finalidad garantizar el cumplimiento del Reglamento de Publicaciones del Diario Oficial La Gaceta y el Boletín Judicial, sin admitir excepciones.

Cumplimiento obligatorio de los requisitos

La circular establece que todo trámite de publicación, presentado de forma física o digital, deberá cumplir íntegramente con los requisitos reglamentarios. El incumplimiento de cualquiera de ellos impedirá la recepción y tramitación del documento.

Requisitos para documentos con pago de contado

De conformidad con el artículo 23 del reglamento, los documentos físicos o con firma digital pagados de contado deberán cumplir con los siguientes requisitos:

• Documento legible, original y redactado en idioma español.

• No incluir sellos ni firmas dentro del texto a publicar.

• Indicar expresamente el número de publicaciones y si estas serán continuas o alternas.

• Incluir los datos de la persona autorizada para la publicación (nombre completo y cargo, cuando corresponda).

• Señalar si el documento está sujeto a un plazo legal.

• Adjuntar una copia digital exacta del documento.

Requisitos para instituciones del Estado con pago a crédito

Según el artículo 24, los documentos tramitados por instituciones públicas bajo la modalidad de pago a crédito deberán incluir:

• Solicitud de publicación debidamente sellada y firmada.

• Certificación presupuestaria vigente y orden de compra.

• Identificación y firma digital del servidor responsable.

• Documento legible con el nombre completo del servidor autorizado al final del texto.

• Sello, cuando corresponda.

De los requisitos antes descritos se destaca la obligatoriedad de:

Uno de los aspectos más relevantes de la circular es la obligatoriedad del respaldo digital, el cual deberá cumplir con las siguientes condiciones:

• Ser una copia digital exacta del documento físico.

• Presentarse en formato WORD o PDF editable.

• Indicar expresamente el número de publicaciones y si estas serán continuas o alternas.

• Señalar si el documento está sujeto a un plazo legal.

• Remitirse mediante USB, CD o correo electrónico, en el caso del correo electrónico el mismo día en que se realice la gestión en ventanilla, sin excepción.

Cuando el documento deba publicarse en una fecha determinada por disposición legal, dicha condición deberá indicarse expresamente y el trámite deberá presentarse con una antelación mínima de diez días hábiles.

Formato técnico obligatorio del archivo digital

La circular también define el formato que deberán cumplir los archivos digitales:

• Tipo de letra Arial, tamaño 10.

• Texto justificado, interlineado sencillo y papel tamaño carta.

• Márgenes: superior 2.5 cm, inferior 2.5 cm, izquierdo 3 cm y derecho 3 cm.

• Únicamente el texto a publicar, sin encabezados, pies de página, membretes ni marcas de agua.

El cumplimiento de este formato permite un cálculo adecuado del costo de la publicación, en beneficio del solicitante.