Incorporación del correo electrónico en sociedades mercantiles como medio oficial de notificación en Costa Rica

Nueva obligación legal para sociedades mercantiles en Costa Rica

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A partir del 4 de junio de 2025, entra en vigencia la aplicación registral de la Ley N.° 10597, que establece el uso del correo electrónico como medio oficial de notificación para las sociedades mercantiles inscritas en Costa Rica.

La medida fue dispuesta mediante la Directriz DPJ-002-2025, emitida por la Dirección del Registro de Personas Jurídicas, publicada en La Gaceta N.° 98 del 30 de mayo de 2025, lo que implicará cambios importantes tanto para nuevas constituciones como para sociedades ya inscritas.

Puntos clave sobre la inscripción del correo electrónico en sociedades mercantiles

1. Nuevas sociedades mercantiles

   Toda escritura de constitución presentada a partir del 4 de junio de 2025 deberá incluir dirección de correo electrónico como medio válido de notificación. Su omisión será considerada un defecto registral y se impedirá la inscripción.

   
   

2. Sociedades ya inscritas

   Tendrán un plazo de un año, hasta el 4 de junio de 2026, para cumplir con esta obligación mediante:

   
   

   • Escritura pública otorgada por representante legal o apoderado general.

   • Protocolización de Asamblea o reunión de socios.

   
   

3. Publicación en La Gaceta

   La inclusión del correo electrónico constituye una modificación al pacto social, por lo que requerirá la publicación del edicto correspondiente, ya sea por escritura o por protocolización.

   
   

4. Supresión del agente residente

   La figura del agente residente quedará sin efecto. Su inclusión a partir de la fecha será considerada un defecto registral.

   
   

5. Exoneración de timbres y derechos

   Si la única gestión es la inscripción del correo electrónico, no se deben pagar timbres ni derechos. En caso de reformas adicionales, sí se aplicarán los tributos correspondientes.

   
   

6. Validez del correo electrónico

   • Se capturará exactamente como aparece en el documento notarial.

   • La responsabilidad por la validez del correo recae en el solicitante.

   • Se aceptan símbolos, números o abreviaciones, conforme a la lógica funcional del correo electrónico.

     
     

¿Qué pasa si una sociedad no inscribe su correo electrónico a tiempo?

Si una sociedad no inscribe su correo electrónico antes del 5 de junio de 2026, el Registro rechazará cualquier nuevo documento relativo a la sociedad, hasta que se subsane la omisión.

Recomendaciones para inscribir correctamente el correo electrónico

Antes de presentar la documentación al Registro, considere lo siguiente:

• Verificar exactitud y funcionamiento: Antes de inscribir el correo, asegúrese de que esté escrito correctamente y que sea una cuenta activa, capaz de recibir notificaciones.

• Accesibilidad y administración: El correo debe ser accesible para el representante legal o las personas encargadas de recibir notificaciones.

• Constancia expresa en la escritura: Se sugiere dejar indicado de forma clara que dicho correo será utilizado para notificaciones formales, conforme lo dispone la Ley N.° 10.597.

• Manejo de cambios futuros: Si la sociedad cambia de dirección de correo electrónico en el futuro, deberá tramitar una modificación registral utilizando los medios y requisitos establecidos.

• Saneamiento de las inexactitudes atribuibles al notario publico, autoridad judicial, administrativa o cualquier otro agente externo al Registro: En estos casos, el saneamiento deberá realizarse mediante una nueva inscripción motivada.

La implementación del correo electrónico como medio de notificación oficial marca un paso importante hacia la modernización registral en Costa Rica. Esta medida busca facilitar las comunicaciones y agilizar los trámites que involucren sociedades mercantiles.

Cumplir con esta obligación a tiempo permitirá evitar rechazos, atrasos y costos innecesarios.

Muchas gracias, y quedamos a su disposición,