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Actualización en la confección de archivos de referencia de la Actividad Notarial


Estimados usuarios de GlobaLex,

 

Les informamos que el 8 de mayo en la Gaceta se publicó el acuerdo N° 8, tomado en sesión ordinaria N°6, del Consejo Superior Notarial, mediante en el cuál se dispuso a reformar el Reglamento de Archivo de Referencias y Copias de Instrumentos Públicos en la Actividad Notarial de la Dirección Nacional de Notariado.

 

Esta se realiza ante la necesidad de actualización y adaptación en la forma de confeccionar los diferentes archivos de referencia de la actividad notarial.

 

De acuerdo con los cambios tecnológicos y la normativa especializada aplicable, resulta necesario actualizar los lineamientos existentes para la confección y establecimiento de los archivos de referencias y de copias de instrumentos públicos para brindar seguridad jurídica a las personas notarias y las personas usuarias de los servicios.

 

Nos permitimos copiarles los puntos más importantes contemplados en el nuevo reglamento

  • El archivo de referencias está conformado por el compendio de documentos, ya sean públicos o privados, que le hayan servido de base al notario para autorizar sus actuaciones notariales matrices protocolares o documentos extraprotocolares, así como sus reproducciones.

  • Es posible resguardar en él, además de los documentos escritos que comúnmente se usan para la conformación de actos notariales, fotografías, videos, audios y cualquier otro tipo de archivo que le permita al notario un medio probatorio idóneo para los fines propuestos.

  • Aunque en este Reglamento se autoriza la conformación de los archivos en formatos electrónicos y con documentos digitalizados, es obligación de cada notario establecer la mejor forma de conservación de sus actos y pruebas documentales para así resguardar la integridad de estos, entendiendo que en algunos casos la copia o digitalización de documentos pueden hacer menor la fuerza probatoria a la que se deben los archivos, en esos casos, el profesional notarial decidirá bajo su conocimiento cuál es el medio idóneo de conservación.

  • Los documentos podrán ser incorporados al archivo de referencias y copias, tanto en soporte físico, digitalizado, como electrónico, y se mantendrán siempre bajo responsabilidad del notario a cargo

  • Al digitalizarse documentos físicos con el propósito de resguardarlos en el archivo de referencias digital, debe respetar las características del original tanto en tamaño como proporción. Para documentos de formatos no tradicionales se podrán aplicar procesos de reducción de imagen.

  • Una vez transcurrido el plazo de custodia de los archivos de referencia de diez años, el notario podrá eliminar de manera segura los documentos almacenados, en resguardo del principio de actualidad de los datos personales.

 

La Dirección Nacional de Notariado emitirá un instructivo para la confección del archivo de referencias y la conservación de copias de instrumentos públicos solicitados por el Código Notarial y los demás lineamientos normativos, con el fin de establecer la forma de llevar ambos mecanismos.

 

Muchas gracias y quedamos a completa disposición

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